¿Cómo trabajarías con una base de datos de diez mil datos? La respuesta es simple: Excel. Es una de las herramientas más útiles y poderosas creadas por Microsoft. Capaz de realizar complejas operaciones en cuestión de segundos y hacer temas como la segmentación o el análisis de datos más sencillos.
Volvamos a la tabla de Excel de diez mil datos. Para este ejemplo, se propondrá que dicho Excel corresponde a la base de datos de una empresa ficticia que vende galletas. Dicha compañía se llama Galletas Sabrosas S.A.C. La base de datos contiene tanto a personas naturales como a empresas pequeñas y medianas. Debido a esto las cantidades de compra pueden ser desde un paquete hasta cinco mil paquetes. La empresa quiere utilizar Excel, para determinar el total de ventas que ha tenido en el trimestre al cual corresponden los datos.
Como se observa en el recuadro rojo, el recuento es de 100004. Esto quiere decir que hay esa cantidad de casillas señaladas. Por su parte el cuadro azul hace referencia sobre hasta qué número llegan las celdas numeradas. La pregunta es cómo se puede sumar todos esos datos que la tabla de Excel nos muestra.
Una primera manera, sería sumar número por número con una calculadora. El problema de este método, es que sería agotador para quien lo haga y perjudicial para quien necesite dicho reporte inmediatamente. Es ahí cuando Excel salva el día gracias a las sumatorias que permite hacer.
Excel es capaz de realizar operaciones matemáticas, como las sumatorias, a gran velocidad. Para sumar los datos y saber cuánto se vendió en dicho periodo de tiempo hay tres maneras adicionales a la de sumarlos a mano.
En primer lugar si se selecciona la columna donde está la cantidad de ventas, Excel automáticamente va a arrojar un total. El problemas es que si hay un número que no corresponde a las ventas, la sumatoria se vería alterada.
En segundo lugar, existe la función SUMA. La cual, valga la redundancia, permite a su usuario sumar los rangos que seleccione.
En tercer lugar, si presionan las teclas ALT + SHIFT + 0, Excel automática selecciona un rango para realizar la sumatoria. Los métodos para hacer sumatorias en Excel se presentan a continuación:
Se recomienda utilizar el modo pantalla completo para ver este video sobre sumatorias en Excel.